Curso Gestión del Tiempo - Pautas para gestionar mejor mi tiempo - Séptima Parte (Lección 10)

B) UTILIZACIÓN DE LA AGENDA DE TRABAJO

El buen manager de su tiempo, es el que ha conseguido dominar de tal manera sus actividades, que tiene tiempo para lo fundamental.

El secreto del éxito consiste en la utilización diaria de una agenda de trabajo personal con cuya ayuda se logra:

     - Tener una visión de conjunto sobre todas las tareas a realizar, ayudándonos a manejar toda la información que recibimos.
     - Planificar todos los proyectos, fechas y actividades de una forma sistemática, concreta y coordinada.
     - Organizar y controlar su tramitación y seguimiento. Permite hacer un registro de las llamadas, los mails y las tareas que se realizan.

Algunas recomendaciones para el uso de la agenda son:

1. Tras fijarse objetivos y priorizar las tareas siguiendo los criterios jerárquicos de urgentes, importantes y necesarias, hay que organizarlas por escrito en una agenda. A la hora de organizar la agenda es bueno utilizar criterios de color, para fijar visualmente nuestro plan mental.



2- Tras priorizar las tareas, es importante calcular los tiempos necesarios para la ejecución de cada una de ellas.

3- Anota en tu agenda la primera tarea de tu lista y si para ella tienes calculados 3 días de trabajo, por ejemplo, en el cuarto día anota la segunda tarea, y así sucesivamente. Dedícate por entero, en los momentos que tengas destinados para este proyecto a la tarea número uno de tu lista. Si logras terminarla antes de los días que tenías planeados, habrás ganado tiempo para lo que sigue.

4- Calcula tus tiempos de manera que termines el proyecto antes del tiempo en el que es requerido, para que puedas revisar calmadamente, si todo ha sido concluido como lo planeaste.

5- No te adelantes con tu lista a menos que dentro de ella tengas planeado conseguir algo y se te presente la oportunidad de conseguirlo antes de tiempo, en tal caso no lo dejes pasar, soluciónalo de una vez.

6- Lleva tu agenda siempre contigo y apunta en ella todas las ideas que surjan, todo lo que recuerdes que no habías anotado en tu planificación.

7- Revisa continuamente tu lista de tareas, para atacar todos los puntos hasta el último detalle.

Anote al lado de cada actividad el tiempo que usted cree que tendrá que dedicarle.
El tiempo es escaso. Ocho horas son y serán ocho horas. Como muestra la experiencia, frecuentemente se SOBRESTIMA EL TIEMPO TOTAL NECESARIO y se planifica más de lo que en realidad se puede llevar a cabo. Esto sólo conduce a una FRUSTRACIÓN innecesaria y aversión a los dietarios. Calcule aproximadamente el TIEMPO que tendrá que dedicar a las actividades que ha planificado realizar.

- Hay que tener en cuenta que para un trabajo a menudo se necesita tanto tiempo como aquél del que se dispone. Cuando tenga que establecer el TIEMPO QUE EN PRINCIPIO QUIERE DEDICAR A SUS TAREAS, procure poner y mantener un límite.

- Trabajará MÁS CONCENTRADO y soslayará más consecuentemente los ESTORBOS, cuanto mejor calcule el tiempo a dedicar a una determinada tarea.

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