Curso Gestión del Tiempo - Pautas para gestionar mejor mi tiempo - Sexta Parte (Lección 9)

A) SISTEMAS DE LISTAS

El sistema de listas o GTD se basa en el principio de que una persona necesita borrar de su mente todas las tareas que tiene pendientes guardándolas en un lugar específico. De este modo, se libera a la mente del trabajo de recordar todo lo que hay que hacer, y se puede concentrar en la efectiva realización de aquellas tareas.

Esto lo podemos llevar a cabo creando listas de tareas específicas para cada contexto, por ejemplo, una lista de llamadas telefónicas pendientes o recados que hacer. Además también se incluye que cualquier nueva tarea que pueda ser completada en menos de dos minutos debería ser hecha inmediatamente.

La psicología de GTD se basa en hacer útil el almacenamiento, seguimiento y revisión de toda la información relacionada con las cosas que necesitas hacer.

Los principios esenciales de GTD son los mostrados a continuación:



1.- Recopilar
Capturar o recordar todo lo que necesitas realizar (tareas, reuniones, correos, citas, etc.) en una grabadora, libreta, PDA, agenda o cualquier elemento de almacenamiento.
Estos elementos deberán ser vaciados al menos una vez por semana, para liberar la presión mental.

Si un elemento requiere una acción para ser realizado y lleva menos de dos minutos, REALÍZALO; y si te quita más tiempo, desglosa la actividad en tareas a realizar posteriormente.

2.- Organizar
Organizar todas las tareas en listas, la clasificación de las listas puede ser según tema de tareas, según importancia, tiempos de ejecución, etc.

Algunas listas estándares son por ejemplo:
     - Proyectos: es la tarea a realizar diariamente. Los proyectos han de ser revisados periódicamente    para asegurar su efectividad. Todo proyecto tiene una acción asociada a él que ha de ser llevada a cabo para la resolución del proyecto.
     - Acciones próximas: llamamos acción a las subtareas inmediatas que se han de realizar para llevar a cabo un proyecto. Por ejemplo, si la acción es "escribir un informe", la acción próxima puede ser "escribir a ... para reunirnos" o "llamar a ... para preguntarle acerca del informe" o algo por el estilo. Sin su realización no podremos realizar el proyecto.
     - Algún día / tal vez: se trata de cosas que quieres hacer pero actualmente no es posible, y además no son fundamentales para la consecución de tus objetivos inmediatos.
     - Cosas con fecha: proyectos que se deben hacer obligatoriamente en un plazo específico como reuniones, tareas o citas que han sido fijadas en un momento en particular.

Un sistema recordatorio de listas debe ser fácil, simple y accesible. Lo importante es tener un único sistema recordatorio ordenado alfabéticamente para hacer tan rápido y fácil como sea posible el hecho de almacenar y buscar la información que necesitas.

3.- Revisar
Las listas de acciones y recordatorios serán completamente inútiles si no las revisamos al menos diariamente o siempre que tengamos un momento libre.
Es importante escoger la acción según el orden en el que están contenidas en las listas tal y como las procesaste desde la planificación.

La disciplina GTD requiere que se revisen al menos semanalmente todas las acciones destacadas, proyectos e items "en espera", asegurándose de que todas las tareas nuevas o eventos venideros están incluidos en el sistema y que está actualizado.
Como ayuda para refrescar la memoria se pueden hacer carpetas con las tareas y proyectos más destacados.

4.- Hacer
Cualquier sistema de organización no es bueno si gastamos mucho tiempo en organizar las tareas en lugar de hacerlas.

Ejecuta tus elecciones de acciones basado en lo que puedes hacer, cuánto tiempo tienes, cuánta energía tienes y después por prioridad.
Sé flexible manteniendo un sistema de avisos, siempre accesible para revisión, confiando en tu intuición para decisiones de momento a momento.
Asegura las mejores elecciones intuitivas a través de un enfoque consistente y regula tus prioridades.

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