La Planificación Grupal - Trabajar en equipo (caso práctico)

Caso real de trabajo en equipo. El trabajo se realizó para la UNED (Universidad Nacional de Educación a Distancia) dentro del curso "competencias para el estudio autorregulado a distancia".

Planteamiento

• Consistía en realizar cinco ejercicios muy concretos y presentarlos resueltos dentro del plazo estipulado. Se crearon una serie de grupos integrados por cinco personas, elegidas al azar.
• Cada uno de nosotros estábamos en una ciudad diferente de España. No teníamos oportunidad de vernos en persona y había que usar herramientas informáticas (no podíamos utilizar el teléfono para intercambiar opiniones). Existía un coordinador de grupo (quien escribe) encargado de gestionar todo el trabajo y presentar las conclusiones.

Herramientas (a escoger por cada grupo)

• Para intercambio de información: e-mail
• Para integrar conclusiones: EXCEL
• Para intercambio de opiniones: chat

Desarrollo
En primer lugar se plasmó en una hoja de cálculo un cronograma y una serie de indicaciones generales. Se envío el documento a todo el grupo para que tuvieran conocimiento de los pasos a seguir y los plazos de realización:

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La hoja consta de las siguientes pestañas:

1. Titulada "planning".- para tener una idea aproximada del ritmo de trabajo a realizar; incluía el texto sobre el que había que trabajar una serie de directrices metodológicas.
2. Titulada "estándares".- referida a los requisitos de calidad que deberíamos cumplir para obtener la máxima puntuación posible. Consideré importante incluir una pestaña con estas indicaciones para que nadie perdiera de vista el objetivo y evitar pérdidas de tiempo rectificando propuestas que, por descuido, no cumplieran los requisitos.
3. Titulada "propuestas de...".- para integrar las soluciones propuestas por cada uno de los integrantes del grupo y tenerlo plasmado en un sitio común, visible para todos. De este modo cada uno podía ver el trabajo de los demás y aportar sus comentarios, de cara a perfeccionar el trabajo y encontrar puntos de acuerdo. Ver imagen de esta pantalla debajo.
4. Titulada "resolución definitiva".- después de haber recibido las propuestas individuales, haberlas plasmado en la pantalla anterior, haberlas compartido con todo el grupo, haber dejado unos días para anotaciones y nuevas propuestas de modificación, se procedía a quedar a través del chat para consensuar la propuesta definitiva. Las conclusiones allí sacadas se plasmarían en esta pantalla. Nuevamente se volvía a compartir la solución con todos por si no se ajustaba a lo pactado y había que hacer alguna modificación de última hora. En caso de que no hubiera más aportaciones, pasado un tiempo prudencial se daba por definitiva y se trasladaba a quien procedía.

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Ventajas de esta metodología

1. Eficiencia.- cada persona sabía concretamente qué pasos tenía que dar y cuándo darlos. No existían reuniones improductivas porque existía este guión preestablecido. Resolvimos los ejercicios con una única reunión "on-line", es decir, con una óptima gestión del tiempo.
2. Eficacia.- la gente podía hacer comentarios, sugerencias... sobre datos concretos, debido a esto avanzábamos muy rápido y con total eficacia.
3. Transparencia y colaboración.- todos veíamos el trabajo de todos, por lo que no había nadie que se pudiera "ocultar" en el grupo y dejarse ir, haciendo uso de la famosa ley del mínimo esfuerzo.
4. Compartir aprendizaje.- todos conocíamos los razonamientos de los otros y pudimos adquirir nuevos conocimientos.

Conclusión
Animo a que los equipos establezcan metodologías claras y precisas de trabajo. Se ahorra mucho tiempo y dinero. Los dos pilares claves son:

1. El coordinador.- deberá ser capaz de motivar y orientar al grupo. Deberá tener autoridad sobre los integrantes y actuar con "pensamiento grupal". Deberá "hacer fácil" lo difícil, es decir, saber concretar y simplificar la burocracia, para que a los demás no les resulte complicado cooperar.
2. Los integrantes.- sin su colaboración nada funciona, pero parte de su implicación dependerá del ánimo que reciban por parte del resto (especialmente del coordinador) y de lo fácil que les pongan las tareas, simplificándoles burocracia y dándoles instrucciones claras y precisas de cómo actuar en cada momento.

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Fuente: Si lo sé no vendo

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