Guardar archivos de Word, Excel y PowerPoint como PDF con Microsoft Office 2010

Ante la diversidad de software existente en la actualidad, no puede confiar siempre en que sus socios tengan el mismo software, y mucho menos la misma versión que usted. Enviar documentos editables puede dar como resultado, a menudo, errores de formato. Los PDF son la mejor solución para compartir documentos que deben imprimirse o que no necesitan editarse, ya que el documento puede abrirse sin que cambie el formato. Lo mejor de todo es que Microsoft Office 2010 hace que guardar archivos de Word, Excel y PowerPoint como PDF sea una tarea muy sencilla.

¿Alguna vez ha enviado un boletín o una oferta empresarial a clientes o clientes potenciales y sus destinatarios no han podido abrir sus archivos adjuntos? Posiblemente, esto se ha debido a que estos no usaban aplicaciones de Microsoft Office o a que tenían versiones muy antiguas. No deje que esto suceda de nuevo. La próxima vez, use un formato PDF.

Un archivo PDF brinda las tres ventajas siguientes:

1. Su documento mantiene la apariencia deseada en la mayoría de los equipos.
2. Se obtiene un tamaño de archivo reducido, lo que resulta beneficioso a la hora de compartirlo por correo electrónico.
3. Su documento se presenta en un formato estándar para el sector.

Si usa Word 2010, Excel 2010, PowerPoint 2010, Publisher 2010, Project 2010 y Visio 2010, el procedimiento es sencillo.

   - Haga clic en la pestaña Archivo.
   - Haga clic en Guardar como.
   - En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre del archivo, si no lo ha hecho aún.
   - En la lista Guardar como tipo, haga clic en PDF (*.pdf).
     a) Si desea ver el nuevo archivo tras haberlo guardado, active la casilla Abrir archivo tras publicación.
     b) Si va a imprimir el documento y necesita que sea de alta calidad, haga clic en Estándar (publicación en línea e impresión).
     c) Si es importante que el tamaño del archivo sea pequeño y el documento no requiere una impresión de alta calidad, haga clic en Tamaño mínimo (publicación en línea).
   - Si desea guardar sólo unas cuantas páginas como PDF, haga clic en Opciones para definir las páginas que desee imprimir. También puede seleccionar si las marcas deben imprimirse, así como otras opciones de salida. Una vez elegida la configuración, haga clic en Aceptar.
   - Haga clic en Guardar.

Lo único que debe tener en cuenta del formato PDF es que no está pensado para editarse y que resulta difícil de modificar. Por tanto, se recomienda guardar siempre una copia de su documento en un tipo de archivo de la aplicación en la que originalmente creó el trabajo. Si necesita hacer algún cambio, podrá realizarlo en la aplicación original (por ejemplo, Word o Excel), y después guardar el documento en una nueva versión en PDF.
Fuente: Trucos y sugerencias (Actualidad Microsoft)