Organizar papeles de una manera productiva

Cuando queremos empezar con una tarea pero no recordamos uno por uno los documentos que tenemos en la carpeta sobre ese proyecto, es frecuente empezar por hojear lo que tenemos para saber si alguno de ellos puede contener información sobre la tarea que vamos a iniciar. Con este truco es como si buscases en google. Te diriges a la carpeta que quieres y en vez de ver la página completa, simplemente ves un extracto (en Google es lo que aparece justo debajo del título y con este truco ves la cajita del "cuándo"). Si el cuando no se corresponde con lo que vas a hacer, no necesitas examinar todo el documento.

Autor: Iago Fraga

Lo que tienes a continuación es un truco personal bastante práctico a la hora de organizar tus papeles.
No es productividad en sí mismo, pero está diseñado para fomentar una reacción productiva en cuanto lo uses. No tiene ninguna complicación y es muy fácil de aplicar.

¿Para qué? y ¿Cuándo?
Se trata de un pequeño truco para recorrer los documentos de forma eficaz. Lo uso sobre todo en los papeles donde hago brainstorming, esquemas, me organizo o los que utilizo puntualmente para hacer avanzar un proyecto.
La idea general es que en una esquina del papel hagas una cajita como la que ves en la foto y escribas en pocas palabras para qué sirve el documento y cuándo se supone que vas a usarlo.

Los usos
La cantidad de usos que le doy, no hace más que crecer con el tiempo:

• Conocer rápidamente el contenido de muchas hojas cuando reviso una carpeta (usando el ¿Para qué? como un índice).
• Saber si encontraré información para la tarea que voy a empezar (usando el ¿Cuándo?).
• Detectar documentos que no usaré nunca más (si el ¿Cuándo? ya pasó o nunca se repetirá).
• Mantener claro el propósito de lo que contiene la hoja (no irme por las ramas).
• No perder el tiempo escribiendo documentos que nunca usaré (si el cuándo es nunca, para de escribir).
• Lo mismo para detectar documentos inútiles (el sitio de un esquema que no te aclara nada es la papelera).

Cómo optimizarlo
Al principio es un poco difícil responder a ambas preguntas pero aprenderás a afinar. Piensa en el momento en que vuelvas al documento. ¿Qué vas a querer saber? ¿Qué querrías recordarte hacer?



¿Para qué?
No escribas el título que le darías al documento, sino su utilidad. Lo primero que vas a querer saber del documento es si te ayuda con la tarea que tienes entre manos.
Imagínate que necesitas escribir un libro y estás pensando en cómo subdividir los capítulos. Para eso decides que te podría ayudar dibujar un eje cronológico con los hechos que irán pasando.
Es un buen comienzo, pero cuando vuelvas a ver el papel dentro de una semana y lleves 7 días sin revisar nada de lo que habías hecho, te encontrarás un eje cronológico cuyo título es: "Eje cronológico". Pero, ¿qué es lo que realmente necesitas para seguir avanzando? Que en una esquina esté escrito "Para dividir el libro en capítulos".
Con eso inmediatamente tu cabeza vuelve a la tarea y en vez de caer en la trampa de rellenar el eje sin saber muy bien por qué o de tirarlo por inútil, continuarás la tarea y pararás exactamente cuando tengas lo necesario para dividir el libro en capítulos.

¿Cuándo?
En el ejemplo de antes el cuándo es bastante evidente: "siempre que modifiques la división en capítulos". Una vez que acabes la tarea se queda como documento de referencia y si lo tienes un pelín actualizado te ahorrará numerosas incoherencias a lo largo del libro.
El otro uso del cuándo es para tener en cuenta que cuando hagas una tarea, deberás tener en cuenta ese papel. Por ejemplo, los que usáis GTD ("Getting Things Done®") sabéis que una revisión semanal es más que recomendable. Bueno, pues cuando haces tu primera revisión semanal sabes que la harás probablemente cada semana y necesitas los mismos pasos.
Visto así una buena idea es anotar en un papel exactamente los pasos que debes dar. Así en vez de buscarlos cada semana, te limitas a llevarlos a cabo. Si tienes una idea que mejora tu lista, no la confías a tu memoria, sino que modificas el papel.
En el cuándo escribe "cuándo haga mi revisión semanal" y automáticamente te resultará fácil eliminar todo lo que no sea relevante para esa tarea. Tendrás un documento eficaz sólo por haber aclarado en tu mente el momento exacto en que lo usarás.