Saber delegar

Se dice: «Delega y tendrás mas tiempo para lo importante.» Y algunos lo intentan, pero a la hora de la verdad pocos lo consiguen. Nos resistimos. Nos gusta conducir el coche en el que vamos.

Los peores «delegadores» suelen ser aquellos con un ego desorbitado, que no les permite fiarse de los demás. Un pensamiento que en mayor o menor parte escondemos todos: Yo puedo hacerlo mejor.

Los jefes de primera contratan a gente de primera y los jefes de segunda contratan a gente de segunda.

Pasos para saber delegar: Formación y Control

1. Formación

Si nunca permites que tus empleados gestionen tareas interesantes,se aburrirán y estarán resentidos. Si los vigilas demasiado no tendrán iniciativa propia. Empieza asignando tareas fáciles para entrenarles, luego mejorarán independientemente de su inteligencia. Todo se acaba aprendiendo. Acabarán comprobando todo ellos mismo y corrigiendo las desviaciones. Compensará con mucho los días invertidos en la formación. Que vean que confías en ellos. Si ves a alguien como un incompetente, recibirás incompetencia. La gente es capaz de lo que se cree capaz. Ponte en el lugar de tu empleado. Supongamos que delegan un montón de trabajo en ti. Antes de empezar, preferirás saber que es exactamente lo que te piden y adonde quieren llegar.


Forma a tu equipo para asumir responsabilidades. Esto te llevará un tiempo, pero lo ganarás con creces cuando realicen tareas que únicamente tendrás que supervisar. Aprende a fiarte. ¿Y si no dispones de personas de calidad, delegaras también? Por supuesto. Que aprendan.


Empieza informando al más bajo nivel, que sepan para que trabajan y por otro lado diles exactamente que esperas de ellos. Que sepan que quieres soluciones, no problemas. Imagínate que eres el jefe de producción y decides comprar una nueva máquina. En vez de buscarlo tú todo, decides encargar un estudio de prestaciones a un comité de producción. Ellos eligen los ingenieros que se encargarán de buscar entre diferentes modelos. Harán el estudio y luego tú, con los datos en la mano, tomarás la decisión. Habrás ahorrado cientos de horas en hacer un trabajo que no te hubiera aportado nada. Para ello ten detectados con antelación a los más capaces y listos. Como si fueran unos consultores a los que pagas millones, (porque en realidad te ahorrarán millones). Cuando su valiosa opinión te deje las opciones a elegir, aparecerás tú en escena, con varias horas de tu tiempo ahorradas.

Pregúntate siempre: ¿Qué puedo hacer yo que no pueda ser hecho por otros? Tu labor no consiste en reservar los billetes y tickets del viaje, sino comprobar que se han comprado y que los horarios concuerdan.

Cuando delegues, explica lo que esperas las veces necesarias.
Pero ten en cuenta una cosa: Nunca asumas que te han entendido hasta que sean capaces de describir lo que pides con sus propias palabras.
Sino cada uno se hará su película y luego vendrán las lamentaciones.
Elimina vaguedades. Si es preciso, pon por escrito lo que se quiere conseguir por parte de cada uno. Luego que te repitan lo que han entendido. Y pide que pregunten. Las preguntas tontas no existen. Lo único que existe son los fallos graves por no haberse atrevido a preguntar en su momento.

2. Control periódico

Las normas bien claras: ¿Cuando finalizan los plazos? Son el cuello de botella a la hora de delegar. ¿Alguna vez has terminado algo pronto que no tenía una fecha límite? No, se pospone durante meses. La fecha límite, es el esqueleto de todo proyecto, la única manera de ensamblar las diferentes partes. Y serán revisadas continuamente, siempre aparecerán interferencias en forma de urgencias, baja por enfermedad, etc...
Pueden cometer errores pero no por ello los solucionarás tú, si no, lo tomarán como una manera de escaparse del trabajo. Entrarán en el círculo vicioso de hacerlo mal para librarse una y otra vez. Para imprimir ritmo, negociarás esas fechas, dando sensación de urgencia.
Dales campo para que utilicen su imaginación y creatividad, pero hazles saber desde el principio que harás un seguimiento y luego hazlo.
Y si algo falla, se concreto, no busques que salió mal sino cual de los pasos no se siguió con precisión. Quizás fue una falta de seguimiento o se eligió a la persona equivocada. En cambio, si las cosas van bien, nunca esta de más una alabanza. Estas aumentarán el entusiasmo del equipo. La moral de la tropa bien alta. El jefe que alabe de manera inesperada a un empleado delante de los demás, mejorará su productividad hasta límites insospechados.

¿Y si no tienes gente a tu cargo?

Ahora enfrentémonos a otro caso que los libros de management nunca tocan: A muchos les gustaría delegar pero no pueden. Disponen de un equipo limitado si es que disponen de alguien. La posibilidad de compañeros que huyan de cualquier trabajo adicional también es factible, así que ayúdate de la papelera. Elimina proyectos y estudios innecesarios (la mayoría). Comprueba los resultados al de una semana. Muchas de las cosas no necesitan ser hechas. Habla con tu jefe y dile: ¿De verdad crees que para preparar tal informe necesito todos estos datos? Nadie ha dicho nunca su opinión y no lo considero de importancia, podría en cambio hacer tal y tal…
Autor: David Valois