Curso Gestión del Tiempo - Pautas para gestionar mejor mi tiempo - Tercera Parte (Lección 6)

C) MÁRCATE OBJETIVOS

El grado de aprovechamiento del potencial de trabajo humano se calcula que es como mucho de un 30-40%. La mayor parte del tiempo y de la energía se malgastan porque faltan objetivos, planificación y visiones de conjunto.

Únicamente "manejando a sabiendas", continuada y consecuentemente el tiempo, se logrará un mejor óptimo aprovechamiento del valioso y escaso tiempo.

Es importante fijarse los objetivos del equipo y posteriormente los objetivos individuales que lleven a la consecución de los mismos; para ello, tras fijar los objetivos, se pueden cuadrar las fechas de consecución y entrega de las tareas.

D) ESTABLEZCA PRIORIDADES

Uno de los problemas principales es el continuo intento de hacer demasiadas cosas a la vez corriendo el peligro de perderse entre los distintos cometidos.
Al final de un duro día de trabajo se llega a menudo a la conclusión de que si bien se ha trabajado mucho, sin embargo, en ocasiones se han dejado por hacer, o no se han terminado, cosas urgentes o importantes.

ESTABLECER PRIORIDADES significa decidir qué tareas son las de PRIMER ORDEN, cuáles las de segundo y cuáles son las que hay que realizar a continuación.
Las tareas de MÁXIMA PRIORIDAD son las que HAY QUE HACER o RESOLVER EN PRIMER LUGAR.

ESTABLEZCA PRIORIDADES: EL ABC DE LA GESTIÓN

Un análisis del valor de la utilización del tiempo muestra que el tiempo dedicado a la realización de las tareas URGENTES (A), IMPORTANTES (B) y NECESARIAS (C) se corresponde necesariamente con el valor que dichas tareas, representan para el cumplimiento de una determinada función.



A menudo se pasa uno la mayor parte del tiempo ocupado con problemas secundarios (C) quedándonos poco, generalmente demasiado poco, para las tareas de importancia vital (A). La clave para una exitosa DISTRIBUCIÓN DEL TIEMPO radica únicamente en establecer una clara PRIORIDAD de las actividades planificadas CLASIFICÁNDOLAS en A-B-C según su importancia.

- Las TAREAS A son las URGENTES, son aquellas tareas que vienen determinadas por un criterio de tiempo, que si no se tiene en cuenta no nos llevará a la consecución de los objetivos.

- Las TAREAS B son las IMPORTANTES, son tareas que no vienen fijadas por un criterio temporal, pero que su realización es básica para la consecución de los objetivos.

- Las TAREAS C son las NECESARIAS, son tareas que no determinan a corto plazo la consecución del objetivo de forma directa, pero que a largo plazo nos ayuda o facilita la realización de los mismos. Si bien son las que consumen la mayor parte del tiempo que dedicamos a nuestro trabajo (trabajos rutinarios, papeleo, lecturas, teléfono, actas, correspondencia, otros trabajos administrativos, etc.).

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Naturalmente un ANÁLISIS ABC no significa preocuparse solamente de las tareas A y renunciar total y absolutamente a las C, sino más bien ORDENAR todas ellas en una RELACIÓN equilibrada según su IMPORTANCIA, ESTABLECIENDO LAS PRIORIDADES de dichas actividades.

Una vez clasificadas nuestras tareas según las prioridades deberíamos plantearnos:
     - ¿Qué tareas deben quedar hechas hoy?
     - ¿Cuáles se pueden reprogramar?
     - ¿Cuáles pueden ser delegadas a otra/s persona/s?
     - ¿Cuáles son las que me acercan más a mis objetivos y prioridades?
     - ¿Cuáles puedo eliminar sin comprometer mis objetivos?

MATRIZ DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

Algunas personas son literalmente acribilladas por los problemas todo el día y cada día. El único alivio que tienen consiste en huir hacia las actividades no importantes ni urgentes del cuadrante IV. De modo que su matriz total, el 90% está en el cuadrante I y la mayor parte del restante 10% en el cuadrante IV; a los cuadrantes II y III sólo les prestan una atención mínima.

Así es como viven las personas que administran su vida sobre la base de la crisis:

Hay otras personas que dedican mucho tiempo al cuadrante III, urgente, pero no importante, pensando que están en el cuadrante I.

Continuamente reaccionan ante las cosas urgentes, suponiendo que también son importantes. Pero la realidad es que la urgencia de estas cuestiones se basa a menudo en las prioridades y expectativas de los otros.

Las personas que dedican su tiempo casi y exclusivamente a los cuadrantes III y IV llevan vidas básicamente irresponsables.

Las personas efectivas permanecen fuera de los cuadrantes III y IV porque, urgentes o no, no son importantes. También reducen el cuadrante I, pasando más tiempo en el cuadrante II. El cuadrante II es el corazón de la administración personal efectiva.

Trata de las cosas que no son urgentes, pero sí importantes: por ejemplo construir relaciones, redactar un enunciado de la misión personal, la planificación de largo alcance, la ejercitación, el mantenimiento preventivo.

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