Curso Gestión del Tiempo - Las Leyes del Tiempo: Pautas para gestionar mejor mi tiempo - Segunda parte (Lección 5)

LUCHEMOS CONTRA LOS LADRONES EXTERNOS DEL TIEMPO

A) GESTIONE EL CORREO ELECTRÓNICO
Ordena el buzón de entrada por asunto. Esto ayuda a descubrir enseguida cosas que están pasando y que la gente considera importantes, pues muchas de las personas que te escriben utilizarán frases similares para el asunto de sus mensajes. También ayuda si se cuelan correos basura, ya que quedarán agrupados.

Pon color a los mensajes de gente conocida. Para esto probablemente bastará con que añadas su dirección a la libreta de direcciones de tu cliente de correo electrónico y que crees una sencilla regla o filtro que le ponga un color de tu elección a los mensajes de cualquier persona que esté en la susodicha libreta de direcciones.

Elimina a las personas que te sean molestas de tu lista de correos. Para ello crea un filtro que borre o esconda en alguna carpeta los mensajes de esas personas.

Crear carpetas diversas por temas, clientes, prioridades, etc. Hay quien borra todos los mensajes de correo electrónico nada más leerlos. Pero también hay quien prefiere o necesita mantenerlos porque, a fin de cuentas, es otra forma de guardar información en el disco duro del ordenador o en internet que además puede ser útil si se maneja bien.
Dentro de un email, además de texto, puede haber enlaces, documentos, fotografías... y extraer toda esa información (`pinchar en los enlaces y luego guardarlos en los favoritos, copiar los textos que interesen, guardar documentos y fotos en carpetas del disco duro e incluso todo el email incluido sus adjuntos, también en alguna carpeta del disco duro expresamente habilitada para ello) para luego eliminar los mensajes y no conservarlos (ya que entre otras cosas es más laborioso hacerlo) dentro de los propios programas de correo.
Pero para que esto sea realmente útil, es necesario organizar de alguna forma los mensajes entrantes, de forma parecida a como se hace con los archivos.



De lo que se trata es de crear nuevas carpetas por debajo de la Bandeja de entrada (aunque también se pueden crear dentro de la Bandeja de salida, de los elementos enviados o el Borrador, para ir colocando los mensajes entrantes según el tema, el remitente, las suscripciones a las listas de correo, los mensajes interesantes... o cualquier fórmula que sea lo más conveniente para cada usuario.

B) ORDEN DE LA MESA
Puede parecer algo sin importancia aparente, pero el orden en la mesa de trabajo resulta fundamental para llegar a ser más eficientes y hacer mejor y más rápido nuestro trabajo. Nada es peor para tu estado mental que vivir en un desorden y caos constante.

No hay realmente reglas fijas y 100% buenas para todo el mundo, cada persona tendrá que probar con cuales funciona mejor; lo importante es que te encuentres a gusto, relajado y motivado en tu lugar de trabajo.

Lo importante y más necesario es tenerlo todo ordenado, creando un espacio cómodo y amplio para tu jornada laboral. Lo ideal es tener sobre la mesa los siguientes elementos: el ordenador, un teléfono, un bote de bolígrafos y cuaderno.

Además, para no tenerlo todo sobre la mesa, lo más práctico es que cuentes con un cajón del escritorio para guardar todo el material de oficina y otro de los cajones para guardar tus objetos personales.

Cada individuo pierde alrededor de veinte minutos buscando papeles y objetos en su mesa; además, está comprobado que cada papel que se mantiene sobre la mesa nos puede llegar a distraer al menos cinco veces al día.

Las características básicas de una organización de la oficina:
     - Guarde aquellos elementos que no utiliza todos los días en un lugar que no sea visible, pero de fácil acceso y localización, para no perder tiempo y esfuerzo en ubicarlo.

     - Crear un sistema para el flujo de información; es decir, una bandeja en la que introducir correspondencia diaria, faxes, emails, etc.

     - Un elemento importante es tener a la vista una agenda de trabajo en la que tener a mano las direcciones y teléfonos de interés.

     - Es importante contar con un cuaderno a mano donde anotar ideas, tareas urgentes, imprevistos, citas de último momento, etc. Y así evitar la acumulación de papelitos y mensajes en la mesa.

     - Es muy importante no dejar la oficina después de la jornada laboral con la mesa desordenada, sin haber archivado la documentación pendiente.

Inoxcrom S.A., bolígrafos, plumas y material de oficina, HI-GEL GRIP rotulador punta fina, SAKIO bolígrafos y plumas, INOXCROM bolígrafos y plumas, Nuria Javega, Kompass, B2B, B2C, QDQ, empresas, recursos humanos, páginas amarillas, Thomas Register, google search, dun & bradstreet