Curso Gestión del Tiempo - Las Leyes del Tiempo: Pautas para gestionar mejor mi tiempo - Primera parte (Lección 4)

1. IDENTIFICA EN QUÉ GASTAS TU TIEMPO

Para identificar en qué gastas tu tiempo trata de crear un registro de tus actividades diarias. Se trata de tener una bitácora del tiempo que dedicas a cada actividad.
Bastará con hacer pequeñas anotaciones en la que registres todo lo que haces y cuanto tardas en hacerlo.

Registra todo lo que haces durante uno o dos días de trabajo (aunque sería más adecuado detallar una semana completa). Posiblemente te sorprendas cuando descubras cuanto tiempo se pierde con las interrupciones o buscando cosas.
Antes de que comiences a hacer cambios drásticos, fíjate en como utilizas el tiempo.

2. DETÉN A LOS LADRONES DEL TIEMPO

Cuando las cosas no discurren como hemos pensado o era de esperar, a menudo se debe a que, se presentan interrupciones o impedimentos que trastocan nuestros planes. De algunos de estos obstáculos tenemos nosotros mismos la culpa, pero de otros el responsable es el ambiente que nos rodea.

Los ladrones de tiempo son esa suma de imprevistos que nos resta minutos e incluso horas de trabajo efectivo. Detectarlos nos ayudará a combatirlos.

LUCHEMOS CONTRA LOS LADRONES INTERNOS DEL TIEMPO

A) LUCHEMOS CONTRA EL SÍNDROME DEL PERFECCIONISTA
El perfeccionista se caracteriza por un exceso de control y exigencia hacia él mismo y hacia los demás, elimina la posibilidad de delegar funciones, crea desconfianza en la colaboración, exige prever las situaciones hasta lo imprevisible, planea las situaciones con gran anterioridad, no admite fallos y errores, busca siempre lo mejor, que como ya se sabe, es enemigo de lo bueno y para ello es capaz de pasar por encima de actividades de descanso, el ocio y las relaciones.

En definitiva, parece querer moverse con el sentido de posesión de la realidad y del mundo que le rodea sin entender las limitaciones humanas, las circunstancias imprevisibles y ni siquiera los factores de intuición y creatividad que tantas veces mueven, por fortuna, la actividad humana. Son personas que sólo se quedan tranquilas cuando todo está .

En muchas ocasiones nos ocultamos detrás de la fachada de la perfección para ocultar miedo; miedo a entregar algo para que otros lo valoren y critiquen.
Basta recordar que cuatro ojos ven más que dos y dos mentes piensan más que una, por lo cual, la mejor opción si verdaderamente deseamos perfeccionar un proyecto es ponerlo bajo el escrutinio de los otros.

¿Cómo podemos luchar con el perfeccionismo?
1. Dándonos permiso para ser humanos y actuar como tal; es decir, aceptando que cuando iniciamos cualquier tarea o proyecto podemos cometer errores.
Una vez que hemos aprendido de los errores cometidos, lo único que debe quedar es el aprendizaje; las equivocaciones pasan a ser pasado remoto.

2. Tomar los ideales como metas que guían en el camino no como resultados rígidos que deben obtenerse a toda costa. Cuando iniciamos un proyecto, tenemos en mente un proyecto anterior similar que nos sirve como guía pero no podemos esperar que nuestros resultados sean idénticos.

3. Ser realistas. Las cosas no son perfectas porque cada persona tiene una idea de la perfección; así, lo que para unos puede ser una obra cumbre, para otros puede ser mediocre o incluso pasar desapercibida.

4. Ser gentiles con nosotros mismos y con nuestra autocrítica. Las personas que buscan la perfección son sus más acérrimos críticos. Nunca están conformes con sus resultados. Sin lugar a dudas, toda obra es perfectible pero en el aquí y ahora, con nuestros conocimientos, capacidades y recursos hicimos lo mejor que pudimos.

5. Celebra los logros, por muy pequeños que sean, con un sentido de orgullo.
Felicitarnos por una etapa cumplida nos da nuevas energías para continuar el camino, no importa si aún nos queda mucho por andar, es importante recordarse cuanto hemos avanzado.

B) DELEGA ADECUADAMENTE TAREAS QUE NO TENGAS QUE REALIZARLAS TÚ DIRECTAMENTE
Es repartir responsabilidad y autoridad entre los demás y conferirles el sentimiento de que son dueños de su propio trabajo. "NADIE PUEDE HACER TODO"

Pero no debemos realizar una delegación de recaderos, en la que únicamente encarguemos tareas para quitárnoslas temporalmente, sino que hay que realizar una delegación de encargados, en las que se busca que la persona asuma la tarea como suya, con sus obligaciones y sus responsabilidades.

Delega siempre aquellas tareas:
- Para las que no estás especialmente capacitado y que un subordinado puede hacer bien o mejor que tú.
- Que no te gustan y que no es necesario que hagas personalmente.
- Que pueden suponer una formación conveniente para un subordinado o para su desarrollo para puestos de más responsabilidad en un futuro y que supongan una motivación o refuerzo.
NUNCA DELEGAR AQUELLAS TAREAS A LAS QUE YO APORTO UN VALOR AÑADIDO.

C) APRENDE A DECIR NO
Decir SÍ a todo tiene sus problemas: uno empieza a comprometerse con más y más cosas llegando un punto en que no puede cumplir con sus obligaciones profesionales dentro de su jornada laboral.

Es difícil mantener los límites con los compañeros, superiores o clientes que muchas veces se obsesionan con sus propias necesidades.

Cada vez que nos piden una tarea que no está dentro de nuestras obligaciones deberíamos plantearnos:
- ¿Tengo realmente el tiempo y la energía necesaria para hacer esta tarea extra?
- ¿Qué pasa con este cliente o compañero, es bueno para mi actividad?
- ¿Será lucrativa?, ¿saldré beneficiada de ella?
- ¿Esta tarea es acorde con mi lista de prioridades?
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