Quien recibe despide o cómo recibir en tu oficina

Cualquier persona que ha concertado una cita es una visita e, independientemente de su categoría, debe ser recibida y tratada como tal.

El tratamiento dispensado a una visita de negocios está definida en calidad de su importancia, de su rango, o del directivo que lo recibe

Esto significa que no se le debe hacer esperar más allá de lo estrictamente imprescindible.

Al llegar a la empresa y una vez que se haya anunciado y pasado el control de la entrada, se avisará de su llegada al departamento o persona que va a visitar. Según su categoría puede ser invitada a subir al despacho directamente o se enviará a una persona a recogerle. Lo ideal es enviar siempre a alguien a buscarle y así evitar que un extraño pueda deambular por los distintos pasillos hasta que da con su paradero.

• Si no pasa al despacho directamente, se le invita a sentarse en la sala de espera. No debería estar más de cinco minutos, su tiempo también es importante y hacerle esperar demasiado es, además de una falta de respeto, una pésima imagen para el que le recibe, si bien hay quien utiliza esta estrategia para darse más importancia. Gran error. Ya todos sabemos quién es quién y lo único que se demuestra es, la mala organización, o mala educación.

• Pero si la espera es inevitable, se le avisará de inmediato del retraso, se le ofrecerán disculpas y algo de beber, pero nunca se le deja en la sala de espera como si fuera un objeto olvidado.

• La forma más elegante de recibir en el despacho es de pie y a la entrada, o si no, levántate al menos de la mesa para saludar y dar la mano. Debes tener la chaqueta del traje siempre puesta, seas hombre o mujer, no recibas jamás en mangas de camisa.

• Ofrécele algo de beber, no alcohol, y evita los vasos o tazas de plástico. Es lo más vulgar y dice poco a favor de tu empresa y de la poca consideración que le das a la visita. Durante la reunión no utilices el móvil, a menos que sea imprescindible, y de ser así, pide siempre permiso a su visita, se breve y al terminar discúlpate y da las gracias por la comprensión.

• Cuida el lenguaje que utilizas, no impongas tu visión y no ofendas nunca al interlocutor. Es deber de anfitrión. Además, con diplomacia se puede decir todo, pero hay que aprender a saber decirlo.

• Recuerda que saber escuchar es la mejor vía de comunicación inventada hasta ahora, y para ti la de ganar influencia . Escúchale con tanta atención que la visita se sienta protagonista y lo más importante en tu vida en ese momento.

• En la despedida levántate y acompaña a la visita a la salida del despacho, como mínimo. No olvides una regla de cortesía establecida: Quien recibe despide.

Autor: Josefina Escudero Calabozo
Publicado en: Womenalia