La orientación o inducción del nuevo empleado (artículo)

La orientación del nuevo empleado: una oportunidad de madurar una visión compartida de la propia empresa.

En muchas empresas la incorporación de nuevos empleados suele dejarse a la buena o mala voluntad de jefes y colegas en el puesto.

Las empresas pierden una gran oportunidad de modelar sus recursos humanos y de, en ello, definir sus propias orientaciones como empresa. Esto muestra una carencia de la visión que la empresa tiene de sí misma o, quizá, la existencia de visiones en conflicto.

La Orientación (también se lo conoce en nuestro medio como Inducción), es en realidad un componente del proceso de socialización del nuevo empleado en la empresa, un proceso gradual que implica en todos los empleados las actitudes prevalentes, los criterios, valores y patrones de comportamiento que se esperan en la organización y su departamentos.

Los programas de orientación utilizan desde introducciones breves hasta programas largos y formales. En este último, los nuevos empleados por lo general obtienen un manual o material impreso que explica asuntos como los horarios de trabajo, las revisiones de desempeño y son conducidos en un reconocimiento de las instalaciones.

Otra información tradicional incluye las prestaciones al empleado, las políticas de personal, la rutina diaria del empleado, la organización y operaciones de la compañía y las medidas y regulaciones de seguridad.

En la mayoría de las empresas, la primera parte de la orientación la realiza el encargado en recursos humanos, quien explica cosas como horarios de trabajo y las vacaciones.



Después se hace una presentación del empleado a su nuevo supervisor, quien continuará con la orientación explicando la naturaleza exacta del puesto, presenta a la persona a sus nuevos colegas y lo familiariza con el sitio de trabajo.

Algunas compañías también proporcionan seminarios de reducción de ansiedad a las nuevos empleados. En resumen se puede decir que la orientación es una actividad que contribuye a la socialización satisfactoria de los nuevos empleados dentro de la empresa.

ORIENTACIÓN Y SOCIALIZACIÓN
Actualmente, en muchas empresas "la orientación" va más allá de proporcionar formación básica sobre los puntos como los horarios de trabajo. Cada vez más compañías, como se ha mencionado, descubren que el período de orientación puede ser utilizado para otros propósitos, incluyendo la familiarización de los nuevos empleados con los objetivos y valores de la compañía. De esta manera, la orientación inicia el proceso de integración de las metas de la compañía con las metas del empleado, un proceso que es un paso hacia la obtención del compromiso del empleado con la empresa, sus valores y metas.

Pasamos hoy de la introducción al puesto de trabajo a la socialización del empleado en la empresa.

Como hay dos niveles de orientación, la responsabilidad pertinente es compartida por el departamento de recursos humanos y el director inmediato del nuevo empleado.

El departamento de recursos humanos se ocupa de la iniciación y coordinación de los dos niveles de orientación, de la formación de los directores de la línea en lo que se respecta a la orientación sobre el departamento y el puesto, de la realización de la orientación general de la empresa y del seguimiento de la orientación inicial del nuevo empleado.

El director del nuevo empleado se ocupa normalmente de la orientación sobre el departamento y el puesto. En algunos casos, la orientación sobre el puesto se encomienda a uno de los compañeros; para este papel ha de ser seleccionado cuidadosamente y de forma adecuada.

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- Orientación sobre la organización:
En la orientación sobre la organización deben abordarse cuestiones referentes a las necesidades tanto de la organización como del empleado.

Generalmente, la organización está interesada en obtener un beneficio, prestar un buen servicio a los clientes, satisfacer las necesidades del empleado, mejorar su bienestar y ser socialmente responsable. En cambio, el nuevo empleado tiene generalmente más interés en la remuneración, las prestaciones y las condiciones específicas del empleo.

Un buen equilibrio entre las necesidades de uno y otro tipo es esencial para que el programa de orientación tenga resultados positivos.

- Orientación sobre el departamento y el puesto:
El contenido de la orientación sobre el departamento y el puesto depende de las necesidades específicas de estos y de las habilidades y experiencia del nuevo empleado.

Los empleados experimentados necesitan probablemente menos orientación sobre el puesto, aún cuando incluso ellos necesitan alguna orientación básica. En cambio, es necesario en todo caso una orientación a fondo sobre cuestiones relativas al departamento.

Carpeta de documentación para orientación

Es conveniente que cada nuevo empleado reciba una carpeta de documentación que complete el programa de orientación verbal. La carpeta que normalmente es preparada por el departamento de recursos humanos, puede tener un variado contenido. Ha de cuidarse su diseño, no sólo para garantizar que se ofrece información esencial, sino también para evitar excesiva información. Algunos de los documentos que pueden incluirse son los siguientes:
• Organigrama de la empresa • Mapa de las instalaciones de la empresa • Copia del manual de políticas y procedimientos • Lista de vacaciones y prestaciones complementarias • Ejemplares de formularios, fechas y procedimientos de evaluación de resultados • Ejemplares de otros formularios necesarios (por ejemplo formulario de reembolso de gastos) • Procedimientos de emergencia y prevención de accidentes • Ejemplar del boletín o revista de la empresa. • Número de teléfono y localización de la persona clave de la empresa (por ejemplo, personal de seguridad) • Ejemplares de planes de seguro.

Muchas organizaciones exigen a sus empleados que firmen un texto en el que se indica que han recibido y leído los documentos contenidos en la carpeta. Está medida se aplica en las organizaciones sindicalizadas, para protegerse contra posibles conflictos si el empleado alega que no conocía algunas de la políticas y procedimientos vigentes, pero es igualmente importante en organizaciones no sindicalizadas. Por lo demás, es dudoso que la firma de un documento anime realmente a los nuevos empleados a leer la documentación de la carpeta de orientación.

- Seguimiento y evaluación:
Es esencial el seguimiento formal y sistemático desde la orientación inicial. Al nuevo empleado no debe decírsele simplemente que acuda cuando se le plantee algún problema. Por el contrario, el director debe comprobar regularmente cómo actúa y responder a sus posibles preguntas después de la orientación inicial.

El departamento de recursos humanos debe realizar un seguimiento metódico transcurrido un mes en el puesto. Debe realizar asimismo una evaluación anual del propio programa de orientación, a fin de determinar si responde a las necesidades de la empresa y de los nuevos empleados y exponer posibles mejoras.

La retroalimentación facilitada por los nuevos empleados puede ser un buen método para evaluar la eficacia del programa de orientación. Para conseguirla pueden emplearse los métodos siguientes: • Cuestionarios no firmados y cumplimentados por todos los nuevos empleados • Entrevistas en profundidad de nuevos empleados seleccionados al azar • Sesiones de discusión de grupo con nuevos empleados que se han adaptado bien a sus puesto.
La retroalimentación así conseguida permite adaptar el programa de orientación a las sugerencias de los participantes actuales.

En última instancia, hay que tener claro que los nuevos empleados van a recibir, de sus compañeros o de la empresa, una orientación que repercutirá en su actuación. Interesa, pues, a la empresa contar con un programa de orientación bien planificado y ejecutado.

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