La Auditoría al Departamento de Recursos Humanos

La experiencia nos indica que lo más recomendable es efectuar una auditoría de Recursos Humanos una vez al año.

El período a auditar es de un año completo.

Se recomienda realizar el proceso durante los dos primeros meses del año que preceden al período a auditar. No obstante, una auditoría se puede realizar en cualquier momento del año, mientras se tenga como referencia un año ya vencido en el tiempo.

TEORÍA AUDITORÍA

FASE I.- CONTACTO INICIAL CON EL CLIENTE

FASE II.- PLANIFICACIÓN Y PROGRAMACIÓN DE LA AUDITORÍA

FASE III.- EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA

FASE IV.- ELABORACIÓN Y ENTREGA DEL INFORME

FASE I.- CONTACTO INICIAL CON EL CLIENTE:
Habrá un contacto inicial con el cliente con la finalidad de obtener mayor información sobre la empresa y precisar el trabajo a realizar. Es importante aclarar que se necesitará independencia y al mismo tiempo colaboración por parte de la empresa, esto supone tiempo de dedicación de los empleados (entrevistas con directivos, solicitud de documentación, pase de cuestionarios, etc.).

Se elaborará una propuesta de trabajo o contrato en el que se acordará por escrito el objetivo y el alcance del trabajo. Esta propuesta deberá recoger: período que desea auditarse, informe o informes a emitir, fechas de realización de la actividad y de entrega de informes, honorarios, estimación del total de horas...




FASE II.- PLANIFICACIÓN Y PROGRAMACIÓN DE LA AUDITORÍA:
Se elaborará un proyecto global de actuación fundamentado en las condiciones y alcance de auditoría establecidas.

Se programarán las actividades que el auditor se proponga llevar a cabo como consecuencia de los objetivos establecidos: calendario de actuación, estimación de las horas de trabajo a emplear en cada fase, naturaleza y profundidad de las pruebas y procedimientos a aplicar, personal que participará en cada fase.

FASE III.- EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA:
El primer paso será reunirse con los empleados que van a tener una participación directa en la auditoría. Se trata de exponerles el objetivo del proyecto y resaltar la importancia de su colaboración en la facilitación de información. Resultará fundamental la presencia y el apoyo del Responsable de Recursos Humanos de la empresa en esta labor de concienciación y de solicitud de colaboración.

El siguiente consistirá en analizar los sistemas establecidos por la empresa para garantizar la eficacia y eficiencia de sus prácticas de recursos humanos, es decir, el grado en que la empresa tiene control de sus actividades de recursos humanos. Este control comprenderá la evaluación de cuatro procesos diferentes:

a) Establecimiento de Patrones:
¿La empresa tiene establecidos patrones para saber si sus prácticas de recursos humanos son buenas o no? ¿Sabe a dónde debe ir en materia de RR.HH?

b) Observación de las acciones:
¿La empresa obtiene información sobre sus acciones? ¿cómo? ¿Sabe a dónde está yendo en materia de RR.HH.?

FASE III.- EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA:
c) Comparación de las acciones con el patrón:
¿La empresa realiza comparaciones entre sus acciones y los patrones establecidos? ¿Sabe cuánto le falta para llegar a los patrones correctos en RR.HH.?

d) Acciones correctivas:
¿A partir de esas comparaciones la empresa emprende acciones correctivas? ¿Ha planeado para recorrer la distancia que le separa de las prácticas óptimas en RR.HH.?

El último paso en esta fase será aplicar las pruebas y los análisis de auditoría pertinentes: pase de cuestionarios, entrevistas, solicitud de documentación, obtención de ratios, etc.

FASE IV.- ELABORACIÓN Y ENTREGA DEL INFORME (1ª parte):
El informe de auditoría deberá cumplir una triple finalidad:

a) Describir las prácticas de RR.HH. de la empresa.
b) Valorar las prácticas: indicar cuáles son las correctas y cuáles son las incorrectas.
c) Proponer sugerencias y recomendaciones con el fin de cubrir las deficiencias detectadas.

Estructura del informe:
a) Objetivos y alcance de la auditoría.
b) Procedimientos de auditoría y aspectos metodológicos generales aplicados.
c) Presentación de resultados.
d) Resumen de las conclusiones.
e) Informe del auditor.
f)  Recomendaciones del auditor.
g) Anexo (soporte documental de los resultados aportados).

FASE IV.- ELABORACIÓN Y ENTREGA DEL INFORME (2ª parte):
El informe debe cumplir una serie de requisitos:

a) Claridad: comprensible y de fácil lectura.
b) Atractivo: presencia de tablas, gráficos, formato muy cuidado,etc.
c) Riguroso: sin errores de cálculo, centrado en hechos constatados más que en opiniones.
d) Relevancia: centrado en los aspectos más importantes, más estratégicos.
e) Constructivo: presenta recomendaciones y sugiere acciones de mejora.
Fuente: rincondelvago

Urbar Ingenieros S.A., Urbar S.A., ingeniería especializada en el mundo de la vibración, vibradores internos y externos, eléctricos, neumáticos, hidráulicos, cañón neumático, sacudidor percursor, Kompass, B2B, B2C, QDQ, empresas, recursos humanos, páginas amarillas, Thomas Register