1.Visitantes inoportunos
¿Cuántas veces viene un compañero a tu mesa a preguntarte algo o simplemente a hablar del último chisme? 5 minutos, que se convierten en media hora. Mas el tiempo adicional para volver a concentrarte. Una trampa invisible.
¿Quién se resiste a dar su opinión sobre el último partido o sobre la última ‘movida política? A menudo va disfrazada de una conversación de trabajo, pero acaba transformándose en una conversación sin trascendencia.
Hay 2 razones que nos empujan a dejarnos interrumpir: Somos humanos y nos gusta relacionarnos y por otro lado no queremos herir los sentimientos de los demás negándoles una conversación. Somos como una ONG.
La única solución es aprender a decir que no. Con la mayor diplomacia del mundo y con una sonrisa di que no.
2.Usa bien el teléfono
Es el mejor invento que ha habido, pero también puede ser tu peor enemigo. El mayor problema del teléfono no es el tiempo que pasamos hablando, sino el que tardamos en volvernos a concentrar en lo que hacíamos. Además sólo hablamos un 20% con quien queremos, se pierden muchas horas en volver a llamar.
Las llamadas a primera hora que tantas veces se dan, no son muy útiles, derrochas tu mejor momento y es posible que no encuentres a nadie. La única excepción es para labores comerciales, como confirmar citas a primera hora de la mañana. Hazlas justo antes del mediodía. A esa hora mucha gente esta en su puesto de trabajo, ya se han cansado de dar vueltas por ahí.
3. Aprende a decir NO
¿Porque no dices ‘No’? ¿Tienes miedo de ofender al que te pide algo? ¿No quieres que te vean como una persona que no puede con todo? ¿Tienes miedo al qué dirán si no soy capaz de hacerlo? ¿Miedo a no controlarlo todo? . Cierto instinto nos empuja siempre a decir que sí.
Desde pequeños nos educaron en un ambiente donde decir sí era más correcto que el no. Aparte que gusta agradar a los demás.
Si quieres conseguir tus objetivos importantes, tendrás que aprender a decir no a muchas cosas. Esto no quiere decir que no puedas ayudar a los demás, sino que lo hagas a su debido tiempo.
4. Desorden personal
Algunos parecen haber nacido ordenados, pero la gran mayoría vive en un desorden continuo.
Partamos de tu mesa llena de papeles. Párate. Deja lo que estas haciendo y ponte a ordenar. No estás perdiendo tiempo de trabajo. Todo el tiempo que inviertas ordenando, lo ganarás con creces en el futuro. Un sistema de bandejas para diferenciar los trabajos es perfecto. Cuanto más sencillo mejor.
Utiliza una lista para todo, incluso para tareas personales. Multiplicará tu capacidad de planificación y te dará una visión exacta de tu situación. Podrás ver lo que es urgente y lo que lo parece y no lo es tanto.
5. Viajes
Para mucha gente estas es uno de los mayores ladrones de tiempo. Los viajes de avión o tren a menudo nos pueden quitar medio o un día entero. Esto puede cambiar ¿es posible aprovechar ese tiempo para avanzar? Si y además haciendo un trabajo de calidad. Durante un vuelo de una hora no tenemos interrupciones y una hora sin interrupciones equivale a tres de trabajo normal. Aprovecha al máximo ese regalo.
6. Pero…, quién manda aquí
Puedes tener la mejor intención del mundo, que si no tienes claro para quién es tu trabajo o quienes son tus superiores, la desmotivación puede hacer que tu rendimiento sea nefasto. Las empresas cambian a un ritmo de vértigo. Los puestos rotan a mayor velocidad. Las fusiones y absorciones entre empresas hacen que a menudo se dupliquen o eliminen puestos, seguramente ya habrás vivido una experiencia de ese tipo. Todo esto degenera en puestos de trabajo mal definidos, ¿el tuyo? No puedes permitírtelo. Es un problema grave y tienes que actuar. Con buena o mala intención siempre habrá alguien que quiera tener más responsabilidades. No dudará en hacer parte de tu trabajo si ve que eso sirve a sus objetivos. Esto ocurre, no debería, pero ocurre.
7. Mala comunicación
Detrás de cualquier fracaso hay un malentendido. A menudo damos por sentado cosas que no son como creemos. Luego viene el error; no era lo que nos pedían. Y vuelta a empezar de cero. ¿Cuántas horas de trabajo desperdiciadas por haberlo interpretado a tu modo? Si intentaras captar al máximo lo que quieren de ti podrías ahorrar un tiempo inimaginable.
8. Falta de disciplina
Ahora plantéate esta cuestión. ¿Te has preguntado alguna vez si eres lo suficientemente auto-disciplinado para conseguir cualquier cosa que te propongas? La mayoría nunca lo ha hecho. Piensa sobre ello.
¿Por qué la gente no tiene la disciplina suficiente para hacer lo que se propone? Dos causas: Cansancio físico y mental.
Cansancio físico:
A menudo estás cansado. A todas horas tienes que estar haciendo todo tipo de trabajos. Las interrupciones son constantes. Lo habitual en cualquier empresa.
Cansancio mental:
La otra causa de falta de indisciplina es la indiferencia por tu trabajo. Puede que lleves tiempo realizando el mismo trabajo repetitivo, día tras día. Esto te desmotiva. Quizá hace tiempo que quieres cambiar. Aunque sea así, mira como puedes mejorar tu trabajo con cosas nuevas. En el peor de los casos habrás aprendido algo nuevo, además los retos te forjarán en la auto-disciplina.
9. Crisis Management
«¡Si es que me paso el día apagando fuegos!»
Una, sino la mayor causa de pérdidas de tiempo, son las crisis que una vez y otra aparecen en nuestro trabajo. ¿Cuántas veces te ha ocurrido que el final del día estas sentado en tu mesa y todavía no has empezado lo que querías hacer por la mañana?
La Ley de Murphy: Si algo puede salir mal, saldrá y en el peor momento posible. ¿Te suena no?
¿Es un problema que se puede ignorar? A menudo surgen problemas a los que perfectamente se las puede dejar de lado, lo han de solucionar las personas responsables. Haz una prueba, intenta pasar de una crisis típica durante un día, al día siguiente podrás ver que no era para tanto y que te pudiste dedicar a una tarea más importante. Tenemos que quitarnos ese complejo de «lo puedo todo» y meternos en estas crisis.
10. Posponer, tu peor enemigo
Posponer es lo que más separa de los que tiene éxito y los que solamente quieren tenerlo.
Todo es empezar, la mitad del trabajo. Si retrasas te privas a ti mismo del éxito. Toda esa gente de éxito que tanto admiramos ya sean empresarios, actores o cualquier tipo dicen que lo importante no de su originalidad sino el ponerse a trabajar.
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