¿Reuniones de trabajo improductivas?

Si hay una actividad que los emprendedores y empresarios suelen vivir más que cualquier otra y que supone una de las mayores pérdidas de tiempo y de energía, son las reuniones de trabajo.

¿Sueles tener reuniones de trabajo improductivas que acaban con tu energía y tu paciencia?

En mi opinión, la razón de ello es que involucra a otras personas, y no todo el mundo valora tu tiempo tanto como tu mismo.

Si dispones del control sobre la reunión y te planteas como mejorar la productividad de la misma, existen estrategias para sacarle el máximo partido y lograr que sea fructífera y productiva.

Personalmente, las estrategias que mejor me funcionan para conseguir que una reunión sea lo más rápida, fácil y productiva posible para todos los implicados en ella son:



     - Empezar la reunión 5 minutos después de la hora en punto
No tienen que ser concretamente 5 minutos; pueden ser 7, 12, 16, 22 etc. Lo importante es comenzar después de la hora en punto porque lo que ocurre a menudo es que antes de esa reunión hay otra.
La reunión previa puede solaparse con la reunión que sigue. Al concederte un respiro de 5 minutos (o del tiempo que sea), las reuniones no colisionan.
Si empiezas la reunión a la hora en punto y la reunión previa justamente acaba entonces, llegas unos minutos tarde. A veces eso comporta tener que devolver una llamada telefónica o mandar un correo electrónico de disculpa o dar por terminada la otra reunión. Eso no es productivo.
Empieza 5 minutos después de la hora en punto. Mucha gente llegará a tiempo sólo porque tener una reunión exactamente 5 minutos después llama mucho más la atención que tenerla a la hora en punto.

     - Establecer una intención al principio de la reunión
Decide cuál es la intención de esa reunión. Decláralo en voz alta al principio; cuales son los puntos a tratar y cuál es el tiempo disponible para hacerlo.
Al hacerlo todo el mundo sabe, puesto que existe un tiempo límite, que es posible finalizar en el tiempo previsto. La anticipación de que la reunión empieza y acaba a su hora produce que los implicados confíen en los demás, lográndose un equipo muy productivo.
Es importante, por tanto, establecer y declarar la intención: la duración y el contenido de la reunión.

     - Planificar los puntos de la agenda
Explica los puntos de la agenda a tratar durante los primeros segundos.
Lo que mejor me resulta es planificar los temas de la agenda por anticipado. Nunca lo hago el mismo día de la reunión; en su lugar, el día anterior suelo emplear 5 minutos para decidir cuáles son los puntos de la agenda. De esta forma, puedo cambiar de opinión y realizar ajustes si es necesario.
Esos 5 minutos de planificación me permiten tener clara la intención o el objetivo de esa reunión.
Planificar a veces no es divertido, y quizá no te llama la atención, pero es clave cuando consideras cómo mejorar la productividad.

Si te interesa cómo mejorar la productividad con las reuniones de trabajo, éstas estrategias pueden ayudarte a conseguirlo.
Autor: Rosa Ortíz

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