Auditar el tiempo

Una auditoría del tiempo ayuda a saber exactamente cómo has usado tu tiempo para luego poder elaborar un plan de mejora. La manera más sencilla de hacer una auditoría del tiempo es mantener un diario. El diario lo utilizaremos de la siguiente manera:

Busca un temporizador para programar una alarma en un intervalo específico. Puedes hacerlo cada 15, 30 ó 60 minutos. Para no interrumpir demasiado, aconsejo empezar con un registro cada 60 minutos. Al programar la alarma, asegúrate de empezar en un momento aleatorio, como las 8:07. Si programas la alarma exactamente a la hora o a la media hora es probable que suene justo cuando estás cambiando de contexto (salir para comer, empezando una reunión, etc.).

Hay una discrepancia enorme entre el uso real del tiempo y nuestra percepción de la utilización

Cada vez que suena la alarma, debes apuntar lo que estés haciendo en este momento, pon la alarma otra vez y vuelve a trabajar. No necesitarás más de 20 segundos para hacerlo, así que la interrupción no será demasiado grande.

Para poder extraer buenas conclusiones, necesitas datos de varios días. Una vez que tengas suficientes datos, puedes clasificar el uso del tiempo según su importancia.
Recomiendo dividir las actividades en al menos tres grupos:

          1- Muy importante
          Estas tareas ayudan a lograr tus objetivos a corto plazo.
          2- Normal
          Tareas que posiblemente hay que hacer, pero que no aportan mucho valor.
          3- Sin valor
          Actividades que no deberías estar haciendo.

La mayoría de las personas dedican mucho tiempo a actividades en los niveles 2 y 3, mientras una persona altamente productiva está más tiempo en nivel 1. Una vez que tengas claro cómo usas el tiempo, tienes que hacerte estas preguntas para analizar tu situación:

• ¿Puedes dejar de hacer las tareas poco importantes? ¿Qué pasaría si simplemente no las haces? ¿Habría algún problema?.
• ¿Puedes eliminar las distracciones? Si apagas las notificaciones del correo, tendrás menos interrupciones y podrás trabajar con más concentración.
• ¿Puedes crear más tiempo para las actividades en el grupo 1? A veces hay que delegar o automatizar las tareas menos importantes para crear tiempo para las actividades que realmente valen la pena.
• ¿Puedes cambiar el orden de las tareas en tu planificación para optimizar el uso del tiempo? Si agrupas tareas similares, perderás menos tiempo.

No automatizar la auditoría
Sé que existen aplicaciones como RescueTime que monitorizan continuamente qué aplicación está activa. Aunque este tipo de aplicaciones dan más datos, son menos precisos. Lo que realmente quieres saber es qué detiene tu atención en cada momento, algo que no siempre coincide con el documento o la aplicación que tengas abierto. Por ejemplo, puedes tener un documento de texto abierto, mientras estás atendiendo una llamada de un cliente.

Finalmente, espero que no sea necesario explicaros por qué es una muy mala idea monitorizar las aplicaciones y documentos de tus compañeros o empleados.
Autor: Jeroen Sangers (El Canasto)