Aprender a dirigir a gente

¡Felicidades! Finalmente has logrado el ascenso que has estado esperando y ahora eres un gerente – tal vez por primera vez en tu carrera. Y, ¿ahora qué? Si esta es tu primera incursión en la dirección podría ser que estés un poco nervioso. Este sentimiento es comprensible, común y de hecho, bastante garantizado. Esto va a ser diferente, muy diferente de lo que has hecho antes.

"Dirigir no es nada más que motivar a otra gente."

Dirigir requiere una conjunto enteramente diferente de metas, reglas y habilidades. Muy a menudo, la gente que es nueva dirigiendo no entiende completamente lo que significa ser un gerente - ¿Cómo cambiarán sus vidas? (sí, tu vida definitivamente cambiará). Esto es especialmente cierto si has pasado de tener un salario por hora a un sueldo bastante generoso.

Este artículo te presentará una serie de pasos que puedes usar para ayudarte a que esta transición sea menos confusa. No pretende ser un manual de instrucciones día a día, eso esta fuera de consideración ahora que eres gerente. Sin embargo, es un bosquejo que te ayudará a través del proceso de fijar metas y manejar el personal. ¡Así que respira profundamente y empieza!



Entender lo que significa dirigir
Lo que realmente diferencia a los gerentes es el alejamiento de un concepto conocido como "contribución individual". Fundamentalmente, los gerentes no son contribuidores individuales.
Eso significa que vas a ser el responsable por el trabajo de otros; tu éxito depende de como se desenvuelva tu equipo. Ahora eres responsable de más, más trabajo que podrías haber producido por ti mismo. No puedes arreglar todos los problemas -ni siquiera lo intentes- ese ya no es tu trabajo.

Prepárate para la transición
Este se convertirá en una experiencia confusa y frustrante - tal vez no inmediatamente, pero los gerentes son a menudo "tirados" en múltiples direcciones. Puede que incluso tengas un código diferente de vestir que seguir. Tendrás nuevas reglas que obedecer (particularmente en el área de Recursos Humanos).

• Busca un mentor: No tu jefe inmediato, sino otro gerente con mucha experiencia y pregúntale como facilitar tu transición. Esta es una herramienta muy importante, y a menudo obviada. Te ayudará también a ser visto por los niveles superiores. Muestra madurez.
• Únete a un grupo de redes de contactos. Hay muchos de estos (por ejemplo Toastmasters). Pregúntale a otros gerentes y ejecutivos sobre clubes locales a los que unirse. Aprovéchate de las oportunidades de las redes de contactos en tu área.
• Contacta con RR. HH.: Ve al departamento de Recursos Humanos y pregunta si hay algún libro de Recursos Humanos o programa de entrenamiento que puedan usar para ayudarte. Lee un poco sobre como ser un gerente. Hay una montaña de literatura respecto a este tema. Lee alguno de los libros mejor conocidos sobre el tema. ("'Gerente al minuto" y "Los siete hábitos de la gente altamente efectiva" son básicos para un gerente).
• Ayuda a tu personal a llevarlo bien: Es posible que la gente a la que dirigirás, fueran antes tus compañeros y eso sea causa de envidias (posibles resentimientos) y fricciones. No puedes evitarlo pero puedes mantener las líneas de comunicación abiertas, esto reducirá los "problemas". Sin embargo, debes recordar que ahora eres parte de la dirección y aunque no quieras hacer alarde de eso, tampoco debes permitir que tus antiguos compañeros se aprovechen de esa relación anterior. Aún si no fueron tus compañeros, tener un nuevo gerente siempre es desconcertante. Dirígete a tu personal y déjales saber cuáles son tus planes. Establece la relación gerente/empleados tan pronto como puedas. Aunque parezca un poco extraño al principio, no seas vergonzoso sobre esto - simplemente sigue los pasos, sé tu mismo y no olvides donde empezaste.
• No descuides tu familia: Tu pareja y tus niños, si es que los tienes, así como los amigos, todavía necesitan de tu atención, tal y como lo hacían antes. Es claro que tendrás más cosas en mente ahora. Dirigir es una transición dura. Mantén en constante revisión tus prioridades. Si oyes a la gente mencionando que estás distante, toma nota. No querrás dejar que tu carrera arruine tus relaciones familiares (no serías el primero al que le sucedería esto).
• No descuides tu salud: Bien, has descubierto que esto es realmente divertido. El trabajo es emocionante, estás trabajando más horas, tal vez incluso trabajando en casa, quedándote despierto un poco más tarde, levantándote un poco más temprano, haciendo un gran trabajo manejando la familia y los niños. ¿Estás durmiendo lo suficiente? ¿Estás seguro?.

Identifica tus metas
¿Cuáles, específicamente, son tus metas comedidas? ¿Tienes metas por hora, diarias o semanales que tu equipo debe cumplir? ¿Qué puedes decir sobre tus nuevas metas como la revisión de la productividad? Escribe todo y dalo a conocer de forma destacada. Esta será tu lista de comprobación. A este respecto debes ser precavido, este debe ser un documento dinámico, con el tiempo algunas cosas cambiarán. Algunas permanecerán iguales como los niveles de servicio, pero otras podrían variar dependiendo de las estrategias que definan los niveles superiores. Revisa tu lista frecuentemente, con ojo crítico, y revísala cuando sea necesario.

Conoce a tu equipo
Necesitas conocer las fortalezas y debilidades individuales de los miembros de tu equipo. Juan trabaja muy rápido pero ocasionalmente pasa por alto algunos detalles. Jane es detallista pero tiene problemas con el volumen de trabajo que lleva a cabo. Bill tiene una relación espectacular con los clientes pero nunca puede decir "no" a los clientes mientras que Mary tiene habilidades técnicas excelentes pero falla en las relaciones a corta distancia con las personas. Necesitas conocer todos estos aspectos muy, muy bien. Usarás este conocimiento para equilibrar su productividad.

Asigna las tareas adecuadas al personal adecuado
Usa la información que has recopilado de los pasos anteriores para asignar las tareas adecuadas al personal adecuado. Aprovechar sus fortalezas y tratar de no asignarles tareas, cuya realización se vea perjudicada por sus debilidades. Si tienes la oportunidad, pon a trabajar a gente que tenga un conjunto de habilidades complementarias. Podrías poner a Juan y a Jane a trabajar en un proyecto juntos, o a Mary y Bill para que trabajen juntos en una presentación.

Reuniones con los miembros de tu equipo
Prepara de forma regular reuniones individuales, estas suelen ser muy importantes para una buena dirección. Estas reuniones tienen varios propósitos:

• Dar retroalimentación sobre el desempeño de sus funciones: Discute los objetivos de la semana previa incluyendo lo que salió bien, que áreas son son susceptibles de mejorar la próxima vez y cómo ese mejoramiento podría ser obtenido. Esto te llevará a:
• Trazar las metas para la siguiente reunión: Se les llama usualmente "pautas de acción" y serán la base para la revisión de la próxima semana.
• Aprender asuntos relacionados con el personal: Vas a estar un poco fuera de contacto ahora y debes darte cuenta de eso. ¡La única forma de mantenerte al día en asuntos que afecten el desempeño de tu equipo ( y por lo tanto, tu trabajo) es escuchar a tus empleados!
• Pedir ideas: A tu personal le gusta sentirse comprometidos. Sin excepción, el factor motivador número uno cuando alguien deja un trabajo es la mala dirección, lo que muy a menudo surge de sentirse ignorados por la dirección. Serás calificado no sólo por el desempeño de tu equipo, sino también por tu tasa de rotación de empleados.
• Motivación: En las conferencias de Peter Scholtes, él apunta que la gente se motiva a sí misma. Los mejores jefes descubren formas para hacer que sus empleados se motiven a hacer su trabajo bien y con orgullo. Usa estas sesiones para averiguar lo que motiva a tus empleados y usa esa retroalimentación para mejorar su contribución.

Estar visible
No debes aislarte de tu equipo. Algunas veces la carga inicial de trabajo parecerá ser avasalladora y podrían tender a alejarte del personal para ocuparte de todo ese papeleo inicial que tendrás. De ningún modo debes dar la impresión de ser el habitante de una torre de marfil. Si los miembros de tu equipo no ven a su líder, desarrollarán un ambiente de anarquía. Entonces las cosas se pondrán realmente mal para ti. Aún si diriges a un personal de forma remota, debes asegurarte que "sienten" tu presencia. Si diriges varios turnos, asegúrate que visitas todos los turnos de forma regular.

Documenta las actividades del equipo
La evaluación de tu propio desempeño se basará en gran medida en el desempeño de tu equipo, así que asegúrate de mantener un registro por escrito de problemas y logros. Esto será especialmente importante si surgen problemas importantes. Los problemas se esperan; pero el como tú y tu equipo los manejen debe ser un enfoque de tus esfuerzos.

Premia el desempeño
Esto no significa dinero... aunque el dinero está bien, no es motivador primordial para el desempeño en el trabajo. El reconocimiento es mucho más efectivo. Si tienes la autoridad para hacerlo, puedes garantizar algo como un día extra por haber hecho algo excepcional. Has que las recompensas sean regulares y que se puedan obtener pero que sea difícil lograrlo. Cuando das un premio, dalo a conocer. (premia en público, administra en privado).

Aprende coaching
Inevitablemente habrá momentos cuando necesites corregir ciertos comportamientos. Aprende a hacerlo apropiadamente. Si lo haces correctamente, lograrás los resultados que quieres. Si lo haces mal, las cosas podrían ponerse realmente mal para ti.

Consejos

• Publica tus metas: Cuando publicas tus metas, y las de tu equipo, asegúrate que están muy visibles. Tu equipo necesita verlas - en todo momento. "Aumentar el nivel de servicio en un 5% en los siguientes 6 meses" no debe ser un secreto. Distribuye las metas actualizadas tan pronto como estén disponibles.
• Felicita a tus empleados: Las pequeñas cosas llegan lejos. Decirle a alguien que está realmente haciendo un buen trabajo, ¡es una buena forma de marcar la diferencia! No lo hagas tanto que empiece a ser irrelevante, pero déjale saber a tus empleados que son apreciados.
• ¡Comunícate, comunícate y comunícate! Tu equipo se sentirá más comprometido si les dejas saber lo que está sucediendo. Todos quieren ver "la situación global" algunas veces.
• Sé justo, pero firme: Habrán momentos cuando necesites tomar medidas disciplinarias e incluso el despido. Esto puede ser increíblemente difícil incluso para gerentes experimentados. ¿Cómo disciplinar a los empleados? es un tema en sí mismo y más allá del alcance de este artículo, pero hay muchas buenas referencias. La respuesta corta es ser consistente y documentar todo.
• Usa el Departamento de Recursos Humanos: Si tienes un departamento de Recursos, ellos son ahora tu más nuevo y mejor amigo. Son un recurso que puedes aprovechar. Pueden ayudarte con las recompensas, con las medidas disciplinarias, ayudarte a permanecer fuera de problemas legales y les gustan los jefes que les reconocen. Viéndolo bien, están de tu lado.
• Familiarízate con EAP: EAP = Programa de Asistencia al Empleado. La mayoría de las grandes compañías tiene uno y puede ser increíblemente útiles. Si uno de tus empleados tiene un asunto personal, repórtalo al EAP (NO trates de actuar como psiquiatra para tus empleados). Si tú mismo empiezas a tener problemas personales EAP también está disponible para ti.
• Enseña con el ejemplo: Un líder debe enfocar sus esfuerzos en liderar a través del ejemplo en todos los aspectos de su trabajo. Ser modelo para tus colegas, proyecta una presencia positiva. Muestra compasión, comprensión, y respeto, a la vez que te enfocas en tus tareas para que sean globalmente un esfuerzo de equipo y de dedicación. Si tienes un puesto visiblemente público que pone tu vida personal en el candelero, entiende que tu vida entera será parte de ese reflejo que quieres dar como ejemplo.
• Contrata un entrenador: Además del mentor, contrata un entrenador (si tienes la oportunidad y los medios). Un mentor puede ser una gran ayuda pero no siempre tienen el tiempo para dedicarte. Un entrenador está capacitado profesionalmente, sin otra agenda que la tuya y te ayudará a desarrollar tu propio y auténtico estilo de dirección.
• Recuerda las metas de los niveles más altos: Sé consistente. Comunica con claridad y no permitas que las metas sean ambiguas. Escucha. Da retroalimentación frecuente, especialmente positiva. Quita los obstáculos para el éxito de tu equipo.

Autores: Rosy Guerra, Istanova, Pamela González