Gestión Documental - Escanear documentos para mejorar la productividad

Las empresas que salen airosas de estos tiempos difíciles son aquellas que cuentan con una infraestructura sólida y las herramientas precisas para adaptarse a los cambios, ajustar presupuestos y aumentar la productividad de su plantilla.

En tiempos de inestabilidad económica el ahorro de costes y tiempo debe ser una máxima de todas las gestiones de cualquier empresa. Para las organizaciones es importante tener capacidad para desarrollar mecanismos y procesos que permitan ahorrar y adaptarse a la situación económica, ya sea por una crisis particular de la empresa como por factores relacionados con la crisis económica global en la que nos encontramos.

Y dentro de este planteamiento, la gestión documental es una de las mejores herramientas para que una compañía se enfrente a complicaciones financieras y salga de ellas de forma positiva. El control documental se traduce en un ahorro de espacio físico, menos documentación duplicada, reducción de fotocopias, etc. Todo ello extremadamente valioso para darle continuidad a un proyecto.



Beneficios a corto y largo plazo
Al ahorro económico debemos sumarle el aumento de la productividad. La gestión documental ayuda también a disminuir el tiempo que se requiere para la localizar y consultar un fichero determinado, pudiendo invertir este tiempo extra en otras labores también necesarias.

Además, al implementar soluciones de digitalización y gestión documental se logra concienciar a la plantilla de trabajadores acerca del valor de los archivos documentales y los datos en ellos asentados. Esta cultura laboral responsable, termina por constituirse en un valor añadido al servicio que los trabajadores prestan y un factor de diferenciación con respecto a las empresas que compiten con la nuestra.

Prevención y desarrollo
La noción de crisis se relaciona con un cambio abrupto (y por lo general dañino y costoso) de las circunstancias en las cuales una entidad se estaba desenvolviendo. Los factores que conducen al estallido de una crisis habitualmente se hallan fuera del alcance de quienes se ven perjudicados por ella.

No obstante, lo que sí puede hacerse, en especial en el ámbito de las empresas, es tomar medidas de prevención para solventar eficazmente los periodos de crisis. La gestión documental es una de las herramientas que mejor ayudan a la prevención y el ahorro en las empresas. Valerse de la digitalización de archivos y la gestión documental, bajo la asesoría de una firma experta en estos servicios, puede llegar a ser la clave para superar la crisis más aguda que llegara a presentarse. Debemos recordar además que es importante que cualquier plan de gestión de documentos que se pretenda contratar respete las normas vigentes para la protección de datos, para así evitar complicaciones extras a las que las crisis traen de por sí.
Fuente: OPS Servicios