En este artículo vamos a analizar las diferentes variables que conforman un sistema de evaluación del desempeño, haciendo énfasis en los diferentes planteamientos teóricos expresados por autores como: Martha Alles, Arthur W. Sherman, Jr., Idalberto Chiavenato, Gary Dessler, Amaro Guzmán y Víctor Melitón Rodríguez. Entre otros.
La idea es que los lectores del artículo entiendan con claridad los componentes a tomar en cuenta, al aplicar las evaluaciones del desempeño a los empleados de una organización sin importar los fines a los cuales se dedique la misma.
Un aspecto a tomar en cuenta por los evaluadores es que mientras más informaciones se posean del puesto o cargo sobre el cual se evalúa, mayor será la probabilidad de tomar decisiones con objetividad sobre el desempeño del puesto por parte de su ocupante.
Veremos la importancia que tiene la evaluación para los empleados cuando la misma culmina con acciones motivadoras como aumento de sueldos, ascensos, reconocimientos, adiestramiento, o con acciones correctivas que ayuden a mejorar la actuación del trabajador por medio de capacitación, reubicación, orientación o proveerle los recursos que necesita para poder desarrollar sus actividades laborales sin perdidas innecesaria de tiempo que a final de cuenta pueden afectar su desempeño.
Otro aspecto importante es saber de quien es la responsabilidad por el desempeño, de lo cual Idalberto Chiavenato considera “de acuerdo con la política de recursos humanos adoptada por la organización, la responsabilidad por la evaluación del desempeño humano puede atribuirse al gerente, al mismo empleado, al empleado y al gerente en conjunto, al equipo de trabajo, al órgano de gestión de personal o aun comité de evaluación del desempeño”.
1. Sistema de administración de Recursos Humanos
Para entender la procedencia de la evaluación del desempeño debemos hacer una revisión de lo que significa el sistema de administración de recursos humanos del cual depende.
La administración de Recursos humanos es un subsistema de la administración de empresa mediante la cual se dota a la empresa de personal calificado para que desempeñen los puestos vacantes, se organizan, se remuneran y se mantienen en condiciones técnicas y humanas optimas para que realicen sus labores con eficiencia.
La administración de recursos humanos, la administración de personal o la gestión de recursos humanos, como se le llama indistintamente, se refiere según Dessler, “a los conceptos y técnicas necesarias para llevar a cabo los aspectos de la gente, o recursos humanos de un puesto administrativo, que incluyen: reclutamiento y selección, capacitación, compensación y evaluación”.
El Dr. Víctor Melitón Rodríguez, profesor de administración de personal en la universidad autónoma de Santo Domingo, considera que “la administración de de personal es un conjunto de principios, procedimientos e instituciones que procuran la mejor selección, educación y armonización de los servidores de una organización, su satisfacción en el trabajo y el mejor rendimiento a favor de uno y otra”.
1.2. Funciones generales de la administración de recursos humanos:
a- Planificar, organizar, dirigir y controlar todas las actividades relativas al personal de la organización.
b- Elaborar proyectos de normas y procedimientos de personal.
c- Realizar estudios de clasificación y remuneración de puestos.
d- Reclutar y preseleccionar los candidatos que han de ocupar las plazas vacantes.
e- Coordinar la evaluación del desempeño.
f- Realizar estudio para determinar las necesidades de adiestramiento.
g- Mantener actualizados los archivos del personal de la empresa
h- Elaborar y actualizar la nómina de pago.
i- Velar por la higiene y seguridad del personal
j- Elaborar programas de incentivo al personal
k- Participar en las negociaciones colectivas de condiciones de trabajo con la asociación de trabajadores.
1.3. Subsistemas que integran la A. R. H.
1.3.1- Reclutamiento y Selección de Recursos Humanos
El Reclutamiento y Selección de Personal, representa un subsistema compuesto por dos actividades que se complementan, la primera conocida como reclutamiento de personal se encarga de atraer candidatos que reúnan los requisitos exigidos por el puesto y que tengan interés en prestar sus servicios a la organización. La segunda actividad se encarga de verificar las condiciones técnicas y humanas de los participantes para concluir con la elección del candidato que posea las competencias que requiere el puesto.
1.3.2- Descripción del Puesto o Cargo
La descripción del cargo es una actividad mediante la cual se determinan las diferentes tareas y responsabilidades que implica el desempeño de dicho cargo. Este subsistema sirve de base para los demás subsistemas, especialmente para reclutamiento y selección del personal, y para la evaluación del desempeño.
1.3.3- Evaluación del Desempeño
Esta es una función de control, mediante la cual se determina si los recursos humanos están desempeñando sus respectivas labores de acuerdo con las competencias exigidas por el puesto.
1.3.4- Adiestramiento y Desarrollo del Personal
Mediante el adiestramiento y desarrollo de personal, se incrementan los conocimientos, habilidades y destrezas del personal para que desempeñen sus labores con mayor eficiencia, ajustándose a los requerimientos del cargo.
1.3.5- Registro y Control del Personal
Este subsistema de la administración de recursos humanos tiene como función fundamental, mantener registro de todas las acciones que se verifican al personal que labora par la organización, entre las que se pueden mencionar: nombramiento, archivo de expediente personal, ascensos, aumento de sueldos, cambios que afecten sus documentaciones personales, permisos, licencias y desvinculación de la organización.
Evaluación del personal
La evaluación del desempeño es una actividad que ocurre permanentemente, los supervisores mantienen un constante monitoreo sobre la labor que realizan sus subalternos, con la finalidad de verificar si están realizando el trabajo de acuerdo con los planes que se tiene para ese puesto o aplicar medidas correctivas cuanto antes sea posible para evitar que se realicen esfuerzos innecesarios, se incurra en perdidas de materia prima por desconocimiento de los procedimientos o se afecte la imagen de la organización con un trato inapropiado al cliente.
Evaluar es, medir el rendimiento y comportamiento de una persona con respecto al trabajo que debe desempeñar en el ejercicio de las funciones que componen el cargo que ocupa.
Idalberto Chiavenato, considera que la evaluación del personal es “un proceso para estimular o juzgar el valor, la excelencia y cualidades de alguna persona”.
Objetivos que se persiguen con la evaluación del personal:
1- Determinar si el trabajador realiza las funciones de acuerdo a como fueron planeadas
2- Poder detectar necesidades de adiestramiento
3- Tener una visión del potencial humano con que cuenta la organización.
4- Tener informaciones que nos indiquen cuales empleados pueden ser reubicados y cuales pueden ser ascendidos.
5- Servir de fuente de información para la aplicación de aumento de sueldos basado en la eficiencia.
6- Orientar al empleado para que realice su trabajo apropiadamente.
7- Promover la eficiencia y la eficacia.
8- Permitir al supervisor y supervisado que discutan como se están desarrollando las actividades.
9- Dar cumplimiento a las políticas de evaluación del desempeño de la institución.
Programación de la evaluación del desempeño
1- Definición de procedimientos y objetivos de la evaluación
2- Elaboración de los instrumentos de evaluación
2.1- Cronograma de actividades
2.2- Formulario a ser utilizados
3- Determinar cuales grupos serán evaluados
4- Identificar los factores por grupos ocupacionales
5- Definición de los factores a ser evaluados
6- Adiestramientos de los evaluadores
7- Revisión y aprobación del programa de evaluación
8- Aplicación de las evaluaciones
9- Corrección e interpretación de los resultados
10- Entrevistas con los evaluados
11- Aplicación de medidas, relativas a los resultados de la evaluación del desempeño.
Principios de la evaluación del desempeño:
La evaluación del desempeño tiene determinados principios que le sirven de guía, un principio es un planteamiento general que sirve de base o fundamento al proceso de evaluación del desempeño.
A continuación presentamos algunos principios que sirven de guías a la evaluación del desempeño:
1- Principio de objetividad en las calificaciones; se refiere a que el proceso se desarrolle lo más alejado posible de la subjetividad, esto equivale a decir que el trabajador sea evaluado en función a las tareas que tiene asignadas.
2- Principio de imparcialidad de los evaluadores; esto significa que el evaluador debe actuar con la mayor justicia posible, eliminando así cualquier manifestación de favoritismo o discriminación hacia los evaluados.
3- Principio de periodicidad de las evaluaciones; la evaluación del desempeño debe aplicarse con la frecuencia que amerita la dinámica de la organización, es decir cada seis meses o cada año.
4- Principio de información de los resultados a cada evaluado; es conveniente que el evaluado este consciente de la evaluación que le fue realizada por su superior inmediato, a fin de que pueda manifestar su conformidad o inconformidad con los resultados, haciendo uso de su derecho de apelación.
5- Principio de relación de los resultados de la evaluación con las acciones que se tomen al personal; lo que equivale a decir que los ascensos, aumentos de sueldos, traslados, entrenamientos y demás acciones de personal estén fundamentadas en los resultados obtenidos a través del proceso de evaluación.
6- Principio de adecuación de los instrumentos; significa que los instrumentos que se utilicen para efectuar la evaluación se adapten a los objetivos que se persiguen con la misma.
Factores utilizados en la evaluación del desempeño
Los factores son los indicadores que nos sirven de guía para evaluar objetivamente los cargos, partiendo de la descripción y especificación del mismo.
La selección de los factores para realizar la evaluación del desempeño va a depender de los fines que se persigan con dicha evaluación y del nivel del personal a ser evaluado. Para seleccionar los factores de evaluación el analista debe auxiliarse del manual de descripción del cargo, el cual le otorga detalladamente las informaciones necesarias sobre las tareas y responsabilidades que se deben realizar en el cargo.
A continuación se presentan a modo de ilustración algunos factores que pueden ser utilizados, tomando como fundamento la organización del trabajo por niveles operativos o por grupos ocupacionales:
Servicios generales y administrativos:
1. Cantidad de trabajo
2. Calidad del trabajo
3. Conocimiento del trabajo
4. Cooperación
5. Iniciativa
6. Cuidado de los equipos
7. Disciplina
8. Relaciones personales
9. Discreción
10. Uso adecuado de los materiales y equipos.
Servicios profesionales y técnicos
1. Potencial de desarrollo
2. Iniciativa
3. Cooperación
4. Discreción
5. Calidad del trabajo
6. Cantidad de trabajo
7. Instrucción general
8. Responsabilidad por sus funciones
9. Disciplina
Directores y Supervisores:
1. Cualidades de dirección
2. Capacidad Organizativa
3. Calidad del trabajo
4. Iniciativa
5. Habilidad para instruir a otros
6. Interés en adquirir nuevos conocimientos
7. Don de mando
8. Liderazgo
9. Capacidad para lograr resultados
10. Integridad
¿Quién debe evaluar al Personal?
La responsabilidad de evaluar al personal dependerá del sistema que se adopte, los sistemas que más se utilizan son los que se describen a continuación:
• Evaluación del Supervisor al Subordinado
• Evaluación en Grupo
• Evaluación por Compañeros
• Auto-evaluación
Evaluación del Supervisor al Subordinado
Es la forma más usual de realizar la evaluación, en este sistema se considera que el superior inmediato es el que tiene mayor conocimiento de la forma como el empleado se conduce en el trabajo.
Evaluación en Grupo
En este sistema participan en la evaluación del empleado más de una persona, generalmente se utiliza en los casos de empleados que sirven a varios jefes, por ejemplo una secretaria que presta servicios a varios gerentes.
En este caso la evaluación final atribuida al empleado puede ser por promedio o por consenso de los evaluadores.
Evaluación por compañeros
• Mediante este sistema el empleado es evaluado por sus compañeros de labores. La ventaja de esta evaluación es que terceras personas pueden apreciar conductas que pasan desapercibidas por los supervisores.
La Auto-Evaluación
Este sistema hace uso de la técnica moderna denominada administración por objetivos (APO). El sistema de administración por objetivos es un ciclo que se inicia con un estudio de los objetivos comunes de la organización y el establecimiento de los objetivos departamentales e individuales.
Limitaciones de la evaluación
Al evaluar al personal se pueden cometer errores de juicio o de apreciación que pueden afectar a los evaluados en las decisiones finales respecto a la evaluación, entre esos errores se pueden citar:
• Error de halo
• Error de tendencia central
• Influencia del comportamiento reciente
• Prejuicio del Calificador
Error de halo
Se refiere a que la calificación aplicada a un subordinado en un factor (cooperación), influye en las calificaciones aplicadas a otros factores (cantidad de trabajo), este problema se presenta en los empleados que son introvertidos o extrovertidos.
Error de tendencia central
Tendencia de los evaluadores de calificar a todos los subordinados en la misma forma, calificándolos en el nivel promedio.
Este estilo de calificación se debe generalmente a la falta de capacitación del evaluador, el cual al no entender el proceso correctamente aplica una puntuación intermedia para
(Supuestamente) no beneficiar ni perjudicar a nadie.
Influencia del comportamiento reciente
Existe la tendencia entre los evaluadores de enjuiciar el comportamiento de un empleado sobre la base de su rendimiento más reciente, el cuál puede ser positivo o negativo, sin considerar el grado de eficiencia de la conducta anterior.
Prejuicio del Calificador
El calificador por su misma condición humana, tiende a otorgar una valoración en proporción al grado de simpatía o antipatía que pueda formarse con respecto al evaluado.
Método utilizado en la evaluación del desempeño
Existen una gran variedad de métodos que se utilizan para evaluar el desempeño del personal, vamos a mencionar los más usados para tener una visión general sobre los mismos:
• Evaluación por objetivo
• Evaluación por competencia
• Evaluación por Factores
Método de evaluación por objetivo
Este método implica el establecimiento de metas medíbles y específicas con cada empleado y posteriormente la revisión periódica del progreso o logros alcanzados.
Este método consta de los siguientes pasos:
– Establecer los objetivos, permitiéndole al empleado una participación activa en la fijación de los mismos.
– Definir los resultados esperados con el empleado
– Revisar el desempeño y medir resultados
– Aplicar correcciones si es necesario.
Martha Alles, considera que el establecimiento de los objetivos deben ser: “Estratégicos, los objetivos individuales deben encontrarse dentro de los objetivos estratégicos de la organización, o ser parte de ellos. Específicos, describir muy claramente cual es el resultado final del objetivo planteado. Medíbles, que se puedan cuantificar los logros sin dificultad. Alcanzables, deben establecerse objetivos realistas que motiven al empleado a su logro pero que no sean imposibles de lograr. Delimitados en tiempo, deben establecerse a corto plazo para un periodo determinado”.
Método de evaluación por competencia
El método de evaluación por competencia se basa en el análisis de las competencias que implica el desempeño del cargo y establece las escalas de comportamiento que pueden asumir los empleados, a las cuales se les asigna una puntuación (A,B,C,D), de acuerdo a los resultado logrados en su desempeño.
En la implementación de este método se sugiere definir las diferentes competencias que se evalúan.
Evaluación por Factores
El método de evaluación por factores es un método que permite la selección de los factores que intervienen en el desempeño del cargo y la aplicación de una calificación acorde con las ejecutorias del empleado en un periodo determinado, es un método de fácil aplicación y cuantificación de los resultados.
La evaluación por factores implica los pasos siguientes:
1- Selección y ubicación de los cargos a ser evaluados
2- Revisión de la descripción de las clases de cargos a evaluarse
3- Selección de los factores a evaluarse en cada clase de cargo
4- Definición de los factores
5- Establecimiento y definición de los niveles de calificación
6- Llenado del formulario.
7- Interpretación de la evaluación
8- Aplicación de medidas conforme a los resultados de la evaluación.
Autor: Néstor Melenciano Rosario
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